Fehler u. fehlende Felder bei Rechnungen

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Fehler u. fehlende Felder bei Rechnungen

Beitragvon cotte » Fr Sep 01, 2017 4:41 pm

Hallo,

ich möchte Sie auf Fehler und Probleme im Zusammenhang mit Rechnungen aufmerksam machen, um die wir aktuell mit nicht unbeträchtlichem manuellem Aufwand drumherum hantieren:

Wir haben eine Anzahl Vereinszeitschriften-Abonnenten, die ihre Abonnements über Buchhändler beziehen. Wir liefern die Zeitschriften direkt an die Abonnenten und senden die dazugehörigen Rechnungen mit Buchhandels-Rabatt an die Buchhändler. Buchhändler bezahlen in aller Regel auf Rechnung. Ich verknüpfe die beiden Datensätze als "sonstige Verknüpfung" und speichere die Aboverträge beim jeweiligen Empfänger der Zeitschrift.

Weil auf Rechnung gezahlt wird, kann ich nun nicht das Feld "Abweichender Kontoinhaber" nutzen, denn aus mir unbekannten Gründen ist dies nur vorgesehen, wenn per Lastschrift gezahlt wird. Ich kann aber pro Vertrag einen abweichenden Kontoinhaber angeben. Hier trage ich also den jeweils verknüpften Buchhändler ein.

Als Resultat habe ich jetzt z.B. einen Buchhändler, der mit mehreren Zeitschriftenempfängern (bei denen Verträge mit diesem Buchhändler als abweichendem Kontoinhaber hinterlegt sind) verknüpft ist und der u.U. auch eigene Verträge haben kann.

Ich führe die Sollstellungen für die betreffenden Beitragsarten aus und erzeuge jetzt die Beitragsrechnungen.

Die einzige Konstellation, die sinnvolle Daten ergibt, entsteht, wenn ich jetzt jedem Buchhändler eine eigene Rechnung für jeden einzelnen Zeitschriftenempfänger generiere, sonst erhalte ich keine vollständigen Angaben auf den Rechnungen. Entgegen der Intuition setze ich also ein Häkchen bei "Rechnung beim Hauptmitglied" (das "Hauptmitglied" scheint in diesem Fall der Buchhändler zu sein).

Der vorgefertigte Rechnungsvordruck ist für unsere Zwecke vollkommen ungeeignet (ich benötige viel mehr Angaben, als der Vordruck zur Verfügung stellt), daher verwende ich nun für die Erstellung der Rechnungen die generierte Datei "RechnungsQuelle.doc" als Quelle für meinen eigenen Serienbrief.

Der folgende Fehler tritt regelmäßig und nachvollziehbar auf:
Bei Konstellationen, in denen ein Buchhändler für verschiedene Abos die Rechnungen zahlt und selbst auch einen Vertrag hat, erscheint für den Buchhändler-eigenen Vertrag nicht der Buchhändler selbst als Rechnungsempfänger (bzw. müssten die Felder für den Rechnungsempfänger eigentlich leer sein, weil hier nichts abweicht), sondern ein beliebiger mit ihm verknüpfter Datensatz. Ich bitte, diesen Fehler zu beheben und rückzumelden, wenn dies geschehen ist - es ist ein echtes Problem, wenn Rechnungen an die falsche Adresse gehen.

Zudem fehlen die folgenden Felder in der Quelldatei:
Adressnummer und/oder Mitgliedsnummer des Rechnungsempfängers (ich benötige ein Feld, das den Rechnungsempfänger eindeutig definiert - zur Kontrolle und um mir die fehlenden Daten per Excel-Formel selbst zusammenzusuchen)
Adresszusatz des Rechnungsempfängers
"Land"-Feld für den Rechnungsempfänger
Vor- und Nachname des Rechnungsempfängers
"SehrGeehrte"-Feld für den Rechnungsempfänger
Gern hätte ich auch das Feld "Mobiltelefon" für den Vertragspartner in der Quelldatei - hier speichern wir in Ermangelung geeigneterer Felder die Bestellreferenzen unserer Abonnenten.

Wenn Sie es nicht schaffen, vollständige Adressdaten an die Rechnungsquelle zu übergeben, dann übergeben Sie bitte wenigstens die Adressnummern der Rechnungsempfänger, damit man sich den Rest dann per Formel suchen kann.

Mit freundlichen Grüßen
C. Otte
cotte
 
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